Drugi panel dyskusyjny podczas Forum Liderów PPP 2020 moderowany przez Adrianę Mierzwę- Bronikowską dotyczył aspektów prawnych i proceduralnych oraz punktów krytycznych w procesie wyłaniania partnera.
Jako pierwszym punktem krytycznym jest zdefiniowanie projektu i potrzeb pomiotu publicznego, które muszą być spójne i kompleksowe. Pani Lilianna Bogusz, Dyrektor Departamentu PPP w Ministerstwie Funduszy i Polityki Regionalnej wskazała, że istotne jest rozdzielenie projektów deweloperskich od projektów rewitalizacyjnych, ponieważ ich specyfika jest zupełnie różna. Do tej pory dla rewitalizacji obowiązywała definicja infrastrukturalna, natomiast teraz weszliśmy na wyższy poziom rozwoju gospodarczego i poziom oczekiwań społecznych. Ustawa o Rewitalizacji nakłada wysoki nacisk na aspekty społeczne. Przepisy definiują nie samo pojęcie, ale też sposób dochodzenia do rewitalizacji, co jest też obowiązkiem Gminnego Programu Rewitalizacji. Nie ma wątpliwości co do tego, że sektor prywatny nie zdefiniuje potrzeb społecznych na danym obszarze. Jest to absolutnie odpowiedzialność podmiotu publicznego, który definiuje zakres przedsięwzięcia. W przedsięwzięciach na styku ppp są tryby wnoszenia nieruchomości do takiego przedsięwzięcia, które nazywamy rafami, ale wiele projektów odbiega od regulacji ustawowych i najlepszych praktyk pod katem zabezpieczenia interesu publicznego.
Prawdziwa współpraca polega na szczerym partnerstwie, choć pozornie te interesy są sprzeczne. Ocena efektywności jest niezwykle ważnym etapem, po tym następuje wybór trybu wyboru partnera prywatnego i rafa dotycząca reżimu, w którym będziemy się poruszać w ramach zawartej umowy. Mecenas Rafał Cieślak, Radca prawny, ocenił, że to zagadnienie jest niezwykle ważne przede wszystkim w projektach rewitalizacyjnych, ponieważ w projektach prostszych nie ma wątpliwości co do trybu wyboru odpowiedniej podstawy prawnej. W projektach ppp jest do wyboru jest Ustawa o PPP, Ustawa o umowie koncesji, przepisy Ustawy o gospodarce nieruchomościami, które w szeroko rozumianym ppp też mogą zaistnieć, do tego dochodzi Ustawa rewitalizacyjna. Tworzy to bardzo ciekawy tygiel prawny, w ramach którego musimy pojąć strategiczne decyzje, po to żeby zapewnić takiej transakcji bezpieczeństwo prawne. W przeciwieństwie do innych przedsięwzięć, w projektach rewitalizacyjnych nie ma konieczności oparcia o jedną podstawę prawną, ponieważ może to być proces wielowątkowy, składający się z wielu podprojektów. Taka złożona struktura projektu generuje konieczność zorganizowania struktury organizacyjnej po stronie publicznej w taki sposób, aby efektywnie zarządzać projektem. Ocena efektywności może być prowadzona w kontekście value for money, ale jeszcze bardziej adekwatna byłaby tu koncepcja value for people. Rewitalizacja może być wielowątkowym procesem realizacji oparta na wielu podstawach prawnych. Nie trzeba się ograniczać do ustawy o ppp, zwłaszcza tam gdzie trudno sprecyzować, że zamawiający chce nabyć określone usługi, wtedy można poszukiwać innych przepisów prawnych, takich jak tworzenie spółek publiczno- prywatnych. Duża liczba interesariuszy projektów rewitalizacyjnych powoduje, że podmiot publiczny musi się zmierzyć z sytuacją, że jeden globalny projekt ppp zawiera wiele mniejszych podprojektów, które generuje konieczność zorganizowania struktury organizacyjnej po stronie publicznej w taki sposób, aby efektywnie zarządzać tym złożonym projektem obejmującym wiele postępowań. Najlepsze praktyki organizacji zespołów omówiła Mecenas Agata Kozłowska. Potwierdziła, że projekty rewitalizacyjne uwzględniają złożoną infrastrukturę o przeznaczeniu komercyjnym i publicznym, dlatego przygotowanie projektu ppp to wieloetapowe przedsięwzięcie, które wymaga bardzo dobrej organizacji i zaangażowania wielu osób o różnorakich kompetencjach, nie tylko po stronie prywatnej, ale przede wszystkim po stronie publicznej. Decyzja o inicjacji projektu leży po stronie partnera publicznego i to on decyduje w jakiej formie to zadanie publiczne będzie realizowane, czy tylko jako infrastruktura publiczna, czy na zasadnie synergii. Jednym z decydujących elementów jest powołanie zespołu roboczego po stronie publicznej, w którym znajdują się osoby decyzyjne w kontekście zagospodarowania przestrzeni oraz budżetu, w odniesieniu do elementów prawnych i elementów organizacyjnych. Kolejna ważna rzecz to całe spektrum interesariuszy, których dotyczy projekt, czyli między innymi radnych, mieszkańców i osób kształtujących opinię publiczną, które powinny uczestniczyć w rozmowach już na najwcześniejszych etapach inicjacji projektu. Zespół roboczy prowadzi analizy oraz utrzymuje kontakt ze wszystkimi interesariuszami, gdyż zaniedbanie tego może mieć negatywny wpływ na dalszą realizację projektu. Omówiony został również wpływ grupy roboczej na interes partnera prywatnego: jak podmiot publiczny powinien prawidłowo zdefiniować potrzeby wobec partnerów prywatnych, jakie kompetencje powinien mieć partner prywatny w projektach rewitalizacyjnych itp. Marcin Podlecki, Dyrektor Mota Engil, podkreślił, że najlepszym rozwiązaniem jest rozmowa, nawet jeszcze przed ogłoszeniem projektu. Dialog techniczny jest koniecznością w projektach rewitalizacyjnych. Sektor prywatny często ma wiele zastrzeżeń co do treści i formuły zorganizowania postępowania- w większości projektów ppp czas na złożenie oferty jest przesunięty ze względu na ilość pytań. Podmiot publiczny powinien wybrać przede wszystkim firmy, które rozumieją projekt, firmy które rozumieją aspekt społeczny i mają doświadczenie w realizacji tego typu przedsięwzięć, ale również rozszerzać ten krąg poprzez uwzględnianie firm, które mają doświadczenie we współpracy z nadzorem konserwatorskim. Przykładowo, jeżeli projekt parkingowy jest częścią rewitalizacji większego obszaru, to wykonawca też powinien spełniać te wymogi. Limitowanie dostępu do tego typu postępowań nie jest dobrą praktyką, ponieważ ostatecznie nie wszyscy składają oferty ze względu na poziom trudności, ale oczywiście, doświadczenia partnera prywatnego muszą być adekwatne do projektów jakie mają być realizowane. Kolejnym punktem krytycznym jest właściwe przygotowanie harmonogramu, co jest uwzględnione w wytycznych ppp. Zarządzanie projektem ppp nie powinno się odróżniać od zarządzania zwykłym projektem inwestycyjnym. W dużych projektach należy podążać za metodyką zarządzania projektami, dlatego należy podzielić go na mniejsze zadania. Podmioty publiczne często mają ograniczone doświadczenie w zarządzaniu projektami, dlatego rekomenduje się podzielenie projektu na zadania i przydzielenie ich do zespołów lub indywidualnych osób. Wszystko powinno być zaplanowane w czasie. Następnie kluczowe jest monitorowanie postępu prac i dostosowywanie ich do potrzeb sytuacji, w tym miejscu szczególną rolę odgrywa kierownik projektu, którego determinacja i charyzma może zadecydować o sprawnym przeprowadzeniu całego projektu. Należy pamiętać o konstrukcji modelowego zarządzania projektami i roli komitetu sterującego- tutaj również rekomendujemy stosowanie się do wytycznych. Harmonogram powinien być też elastyczny, gdyż projekty rewitalizacyjne wymagają takiej elastyczności. Zarządzanie projektem to umiejętne zarządzanie harmonogramem, który obejmuje ogromna liczbę elementów zależnych od siebie. Dalej omawiany był dialog, którego celem jest m. In. odpowiednia alokacja ryzyk. Proces dialogu również wymaga umiejętności zarządzania, tak aby odbywał się w odpowiednich ramach czasowych.
Jak w projekcie rewitalizacyjnym podmiot publiczny powinien myśleć o pozacenowych kryteriach oceny ofert? Według Marcina Podleckiego, kryteria powinny być określone elastycznie i ogólnie, bez doprecyzowania. Nie spotyka się podmiotów, które chciałyby rozmawiać o treści SIWZu w trakcie negocjacji. Przeważnie zamawiający pokazuje treść SIWZ dopiero w momencie ogłoszenia zamówienia. Apel: rozmawiajmy o kwestiach związanych z SIWZem, kryteriami, bo to powinno być omawiane w procesie negocjacji. W rewitalizacji niezwykle istotnym kryterium jest koncepcja, ale to nie znaczy, że podmiot publiczny nie powinien mieć własnej koncepcji. To kryterium musi być obiektywnie mierzalne, czyli oczekiwania odnośnie aspektu społecznego lub metraż obiektów użyteczności publicznej.
Dyrektor Lilianna Bogusz oceniła, że zainteresowanie formułą ppp dla projektów rewitalizacyjnych jest obecnie niewielkie, ze względu na dużą dostępność funduszy unijnych w tej perspektywie finansowej, a rewitalizacja była jednym z priorytetowych kierunków. Kończące się programy dofinansowań unijnych determinują zapotrzebowanie na nowe skuteczne rozwiązania pozyskiwania środków finansowych na realizację zadań publicznych, strategii rozwoju i rewitalizacji, dla których to właśnie projekty w formule ppp stają się nadzieją.